A Secretaria Especial de Previdência e Trabalho transferiu mais uma obrigação dos empregadores para o sistema eletrônico de escrituração. De acordo com a Portaria nº 1.195 o Livro de Registro, utilizado para lançamento de marcação de férias, afastamentos, entre outras informações relativas ao contrato de trabalho, não é mais obrigatório e os dados passam a ser cadastrados no eSocial.

A regra já está valendo para novas contratações nas empresas que já utilizam o eSocial. Para os registros realizados antes da publicação da portaria, ou seja, até o final de outubro de 2019, e para os que ainda não se encontram na obrigatoriedade de envio das admissões para o eSocial, o texto prevê o prazo de um ano para adequação.

Benefícios do eSocial para o empregador

Para a coordenadora do Departamento Pessoal da SIGA Contabilidade, Bianca Almeida, o novo modelo de livro de registro irá trazer benefícios para as empresas que utilizam o eSocial.

“Com todos os dados registrados e atualizados no sistema, o empregador se exime de multa em caso de fiscalização por parte da Secretaria do Trabalho, referente a colaboradores sem registros. O sistema eSocial alimenta os dados pertinentes aos colaboradores perante o INSS, Receita Federal e Secretaria do Trabalho a cada informação cadastrada, ou seja, mesmo que um documento não esteja na sede da empresa, a informação já constará no eSocial”.

Em caso de descumprimento da regra, a multa será gerada durante a visita do fiscal e terá o valor mínimo de R$ 800 por colaborador, de acordo com a infração.

Prazos de registro no eSocial

Segundo a portaria, o empregador irá cadastrar os mesmos dados que são solicitados atualmente no Livro de Registro de Empregados; o prazo também continua o mesmo do eSocial: um dia antes do início do vínculo. A assinatura da carteira de trabalho física, que antes era obrigatória o preenchimento e devolução em até 48 horas antes do vínculo, poderá ser realizada em cinco dias úteis. Entretanto, se o empregador registrar no eSocial dentro do prazo, o Ministério entende que ele cumpriu a obrigação de informar o início do vínculo.

Benefícios do eSocial para o trabalhador

O trabalhador também será beneficiado. O reconhecimento do vínculo empregatício será liberado até 48 horas após o lançamento dos dados no sistema eSocial pelo empregador, o funcionário terá acesso através da CTPS Digital à informações como: data de início do vínculo, data de início de férias, contribuições e alterações salariais.

“Agora o trabalhador tem controle e poderá, se necessário, reivindicar a atualização dos dados. No caso de um novo emprego, por exemplo, ele não precisará esperar a Carteira de Trabalho física retornar do departamento pessoal para verificar seu registro. Isso já poderá ser feito no dia que iniciar no trabalho”.

Com essa Portaria já somam três obrigações substituídas pelo modelo digital, válidos para todas as empresas do eSocial:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) – a partir de 2020;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social Digital (CTPS) – a partir de 09/2019;
• Livro de Registro de Empregados (LRE) – a partir de 10/2019.

Parte das empresas também devem registrar, de forma digital, os seguintes documentos:

• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Guia da Previdência Social (GPS).

O que é eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), criado pelo Governo Federal em 2014, visa unificar e desburocratizar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Dentre elas dados sobre:

• Vínculo empregatício;
• Folha de pagamento;
• Contribuição;
• Férias;
• Acidente de trabalho;
• Demissão;
• FGTS.

Tanto empresas como empregados são beneficiados pelo sistema eSocial. Para o empregador, o cadastro online representa menor custo e tempo dispendido para registrar e consultar informações. Já os trabalhadores poderão acessar em um único canal os dados gerados pelas empresas, possibilitando maior transparência nos contratos de trabalho, direitos e previdência.

A implementação do eSocial teve início em 2016 para as empresas e contribuintes com faturamento superior a R$ 78 milhões. Em 1º de julho de 2018, o sistema passou a ser obrigatório para as empresas de Lucro Presumido e Real com faturamento inferior a R$ 78 milhões e em 01/2019 se tornou obrigatório para as empresas optantes pelo Simples Nacional.

Vale ressaltar que a implantação do eSocial é realizada por fases e todos os grupos ainda possuem fases que deveram entrar em execução em 2020.